Pelatihan dan Pengembangan Karyawan

Pertemuan 9 Matakuliah Manajemen SDM (Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya) 

Pelatihan dan Pengembangan

Pelatihan (training) merupakan proses pembelajaran yang melibatkan perolehan keahlian, konsep, peraturan, atau sikap untuk meningkatkan kinerja tenga kerja. Pelatihan kerja adalah keseluruhan kegiatan untuk memberi, memperoleh, meningkatkan, serta mengembangkan kompetensi kerja, produktivitas, disiplin, sikap, dan etos kerja pada tingkat ketrampilan dan keahlian tertentu sesuai dengan jenjang dan kualifikasi jabatan dan pekerjaan.

Pengembangan (development) diartikan sebagai penyiapan individu untuk memikul tanggung jawab yang berbeda atau yang Iebih tinggi dalam perusahaan, organisasi, lembaga atau instansi pendidikan.

Pelatihan & Pengembangan merupakan salah satu media belajar karyawan untuk mengembangkan keterampilan sekaligus kompetensi yang dimiliki guna mencapai target kerja yang optimal. Pada karyawan baru, tentu saja program training & development sangat diperlukan. Terlebih bagi mereka yang belum memiliki pengalaman kerja sama sekali.

Pelatihan Iebih terarah pada peningkatan kemampuan dan keahlian SDM organisasi yang berkaitan dengan jabtan atau fungsi yang menjadi tanggung jawab individu yang bersangkutan saat ini (current job oriented). Sasaran yang ingin dicapai dan suatu program pelatihan adalah peningkatan kinerja individu dalam jabatan atau fungsi saat ini.

Pengembangan cenderung lebih bersifat formal, menyangkut antisipasi kemampuan dan keahhan individu yang harus dipersiapkan bagi kepentingan jabatan yang akan datang. Sasaran dan program pengembangan menyangkut aspek yang lebih luas yaitu peningkatan kemampuan individu untuk mengantisipai perubahan yang mungkin terrjadi tanpa direncanakan(unplened change) atau perubahan yang direncanakan (planed change).

Macam-macam program Pelatihan (Training)

1. Training Tentang Pengenalan Lingkungan Perusahaan
Pengenalan lingkungan perusahaan kepada karyawan baru merupakan hal yang penting. Pemberian training ini bertujuan untuk membantu karyawan baru untuk dapat lebih cepat dalam beradaptasi. Materi yang termuat di dalam training ini, terkait dengan kondisi lingkungan kerja, jam kerja, peraturan perusahaan, dan juga budaya kerja yang ada di perusahaan. Semua dikenalkan kepada karyawan baru sebelum Ia diterjunkan langsung ke lapangan. Pemberian training dapat dilakukan dengan penyampaian materi di dalam kelas, kemudian orientasi di lapangan secara langsung.

2. Training Tentang 5R dan K3
5R dan K3 merupakan bekal utama karyawan agar dapat dengan lancar menyelesaikan pekerajaannya dengan optimal sekaligus dengan keselematan dan keamanan kerja yang memadai. 5R memiliki kepanjangan Ringkas, Rapi, Resik, Rawat, dan Rajin). Tentu saja dengan menerapkan hal tersebut di lingkungan kerja, akan tercapai kenyamanan dan keamanan kerja yang diharapkan. K3 diberikan terkait dengan pemahaman prosedur keselamatan kerja karyawan agar tidak terjadi kecelakaan terhadap karyawan baru tersebut selama nantinya bekerja di perusahaan.

3. Training Tentang Intruksi Kerja/ Standar Operational Prosedur
Training mengenai instruksi kerja, merupakan pembekalan yang diberikan kepada karyawan baru terkait dengan wilayah jangkauan tugasnya, dan pihak terkait dengan tugas dan tanggung jawabnya. Urutan kerja harus diikuti agar hasil kerja dapat lebih terkontrol dan terstandar.

4. Training Tentang Continous Improvement
Training mengenai continous improvement lebih menekankan mengenai program improvement yang dilakukan oleh perusahaan. Misalnya dengan memberikan ide-ide perbaikan, dan merealisasikan ide tersebut, sehingga karyawan akan memperoleh reward dari perusahaan. Pada training ini, karyawan diperkenalkan mengenai program, serta peraturan yang berlaku dengan program terkait.

Macam-macam program Pengembangan (Development)

1. Peningkatan mengenai teamwork
Pemberian tugas-tugas secara sadar maupun tidak disadari oleh karyawan baru untuk mengenal rekan kerjanya baik dalam satu tim, maupun dari luar tim dapat dilakukan sebagai salah satu cara untuk meningkatkan teamwork. Dalam perusahaan, tentu teamwork merupakan hal utama yang harus dimiliki, karena seluruh karyawan akan terhubung satu sama lain untuk mendukung kinerja perusahaan.

2. Peningkatan mengenai planning
Pada karyawan baru, terutama bagi karyawan baru yang masih belum memiliki pengalaman kerja. Memberikan penugasan dengan meminta mereka untuk menyusun rencana aktifitas sehari-hari di kantor dan juga target kerjanya, dapat membantu mereka untuk menentukan skala prioritas sehingga dapat mencapai hasil kerja yang optimal.

3. Peningkatan mengenai motivasi kerja
Motivasi kerja, sangat berhubungan erat dengan lingkungan kerja sekitar. Pada pengembangan terkait dengan motivasi kerja, tentu saja Anda sebagai atasan harus bisa melihat karyawan baru adalah tipe orang yang seperti apa. Misalnya, karyawan baru yang tergabung dalam perusahaan adalah tipe orang yang memiliki banyak energi, sehingga untuk meningkatkan motivasi kerjanya, diperlukan bagi Anda untuk memberikan tantangan yang semakin meningkat porsinya pada tiap tahapa. Maka dapat dipastikan mereka merasakan tumbuhnya motivasi kerja dari dalam diri sendiri.

Read More

Analisis Jabatan

Pertemuan 8 Matakuliah Manajemen SDM (Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya) 

Job Analysis

Job Analysis (Analisis Jabatan/Pekerjaan) adalah suatu kegiatan pengumpulan data/informasi yang menyangkut tentang sesuatu jabatan/pekerjaan untuk menetapkan uraian jabatan/pekerjaan dan persyaratan  jabatan/pekerjaan.

Tujuan Job Analysis

Tujuan dari Job Analysis untuk berbagai tujuan, baik sektor publik maupun sektor swasta. Berikut ini tujuan dari analisis pekerjaan :

1. Job description, yang berisi informasi pengeidentifikasian pekerjaan, riwayat pekerjaan, kewajiban-kewajiban pekerjaan, dan pertanggungjawaban, spesifikasi pekerjaan atau informasi mengenai standar- standar pekerjaan.
2. Job classification,penyusunan pekerjaan-pekerjaan ke dalam klas-klas, kelompok-kelompok, atau jenis-jenis berdasarkan rencana sistematika tertentu. Rencana sistematika tradisional biasanya didasarkan pada garis kewenangan organisasi, isi tugas/pekerjaan yang didasrkan pada teknologi, dan tugas/pekerjaan ini pada gilirannya didasarkan pada perilaku manusia.
3. Job evaluation,suatu prosedur pengklasifikasian pekerjaan berdasarkan kegunaan masing-masing di dalam organisasi dan dalam pasar tenaga kerja luar yang terkait.
4. Job desing instructuring,meliputi usaha-usaha untuk mengalokasi dan merestrukturalisasikan kegiatan-kegiatan pekerjaan ke dalam berbagai kelompok.
5. Personal requirement/spesifications,berupa penyusunan persyaratan-persyaratan atau spesifikasi-spesifikasi tertentu bagi suatu pekerjaan, seperti pengetahuan(knowledge), ketrampilan(skills), ketangkasan(aptitudes), sifat-sifat dan ciri-ciri(attributes and traits) yang diperlukan bagi keberhasilan pelaksanaan suatu pekerjaan.
6. Human resource planning,ini meliputi kegiatan-kegiatan antisipatif dan reaktif melalui suatu organisasi untuk memastikan organisasi tersebut memiliki dan akan terus memiliki jumlah dan macam orang pada tempat yang tepat, waktu yang tepat, dll.

Job Description

Adapun isi pokok suatu deskripsi jabatan/pekerjaan sbb:

1. Identifikasi jabatan/pekerjaan
2. Ringkasan jabatan/pekerjaan
3. Rincian tugas yang dilaksanakan
4. Pengawasan yang diberikan dan diterima
5. Hubungan dengan jabatan atau jenis pekerjaan lainnya
6. Bahan, alat, dan mesin yang dipergunakan
7. Kondisi lingkungan kerja

Job Spesification

Spesifikasi jabatan/pekerjaan mengandung hal-hal sbb:
a. Identifikasi Jabatan

• Nama
• Kode
• Bagian

b. Persyaratan Jabatan

1. Pendidikan
2. Tingkat kecerdasan minimum yang diperlukan
3. Pengalaman yang diperlukan
4. Pengetahuan dan keterampilan
5. Peryaratan fisik
6. Status perkawinan
7. Jenis kelamin
8. Usia
9. Kewarganegaraan
10. Kualifiaksi emosi
11. Kemampuan-kemampuan khusus lainnya

Manfaat Job Analysis

Job Analysis mempunyai manfaat dalam suatu pengorganisasian, antara lain :

1. Analisis susunan kepegawaian (Informasi pekerjaan)
2. Desain Organisasi (menganalisis elemen, menyusun posisi organisasi)
3. Redesain pekerjaan (untuk meningkatkan metode pekerja, mengurangi kesalahan, eliminasi yang tidak perlu, perbaikan kinerja)

Sumber:

Pengertian dan Tujuan Analisis Jabatan

ANALISIS PEKERJAAN

Read More

Proses Rekrutmen dan Seleksi

Pertemuan 7 Matakuliah Manajemen SDM (Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya) 

Proses Rekrutmen

Proses pelaksanaan rekrutmen dan seleksi biasanya terdiri dari beberapa langkah atau tahapan. Di bawah ini adalah langkah-langkah yang biasanya dilakukan dalam pelaksanaan rekrutmen dan seleksi:


1. Mengidentifikasi jabatan yang lowong dan berapa jumlah tenaga yang diperlukan.

Proses rekrutmen dimulai saat adanya bidnag pkerjaan baru di perusahaan, karyawan dipindahkan atau dipromosikan ke posisi lain, mengajukan permintaan pengunduran diri, adanya PHK, atau karena pensiun yang direncanakan. Dengan melihat dinamika dari beberapa hal tersebut dan mencocokkannya dengan perencanaan sumber daya manusia yang sudah tersusun (jika ada) maka akan diketahui jabatan apa saja yang sedang lowong dan berapa jumlah tenaga kerja yang dibutuhkan untuk mengisi jabatan tersebut.


2. Mencari informasi jabatan melalui analisa jabatan

Untuk memperoleh uraian jabatan (job description) dan spesifikasi jabatan (job spessification) sebagai landasan dalam membuat persyaratan jabatan. Persyaratan jabatan harus dibuat secara hati-hati dan sejelas mungkin agar dalam penerapannya nanti tidak ditemui kekaburan-kekaburan yang mengganggu proses selanjutnya.


3. Jika persyaratan jabatan telah tersusun, maka langkah berikutnya adalah menentukan dimana kandidat yang tepat harus dicari.

Dua alternative untuk mencari kandidat yakni dari dalam perusahaan atau dari luar perusahaan. Jika diambil dari dalam, apabila kebutuhan staf untuk masa yang akan datang telah direncanakan, maka perlu juga diketahui siapa kira-kira karyawan yang ada saat ini yang dapat dipindahkan atau dipromosikan. Jika kandidat harus dicari dari luar perusahaan maka perlu dipertimbangan dengan cermat metode rekrutmen yang tepat untuk mendaptkan kandidat tersebut.


4. Memilih metode-metode rekrutmen yang paling tepat untuk jabatan.

Ada banyak metode rekrutmen yang dapat dipilih oleh perusahaan dalam melakukan rekrutmen seperti iklan, employee referrals, walk-ins & write-ins, Depnakertrans, perusahaan pencari tenaga kerja, lembaga pendidikan, organisasi buruh, dan lain sebagainya. Perusahaan juga dapat memilih lebih dari satu metode, tergantung situasi dan kondisi yang terjadi saat itu.

Metode perekrutan akan berpengaruh besar terhadap banyaknya lamaran yang masuk ke dalam perusahaan. Metode perekrutan calon karyawan baru terbagi atas :

• Metode Tertutup

Metode tertutup yaitu dimana perekrutan itu hanya diinformasikan kepada para karyawan atau orang-orang tertentu saja. Akibatnya lamaran yang masuk menjadi relatif sedikit, sehingga kesempatan untuk mendapatkan karyawan yang baik akan semakin sulit.

• Metode Terbuka

Metode terbuka adalah dimana perekrutan itu diinformasikan secara luas dengan memasang iklan pada media massa baik cetak maupun elektronik, agar tersebar luas ke masyarakat. Dengan metode terbuka ini diharapkan banyak lamaran yang akan masuk, sehingga kesempatan untuk mendapatkan karyawan yang qualified menjadi lebih besar.


5. Memanggil kandidat-kandidat yang dianggap memenuhi persyaratan jabatan

Mengumpulkan berkas-berkas lamaran mereka, dan meminta mereka mengisi formulir lamaran pekerjaan yang telah disediakan untuk selanjutnya diproses dalam tahap seleksi


6. Menyaring / menyeleksi kandidat.

Prosedur seleksi perlu dilakukan jika: 1) pelaksanaan tugas pada jabatan yang akan diisi memerlukan ciri-ciri fisik dan psikis tertentu yang tidak dimiliki oleh setiap orang; 2) ada lebih banyak kandidat yang tersedia dibandingkan jumlah jabatan yang akan diisi. Ada banyak teknik atau metode seleksi yang dapat digunakan oleh perusahaan. Hal terpenting untuk diperhatikan adalah bahwa masing-masing teknik seleksi mengukur karaktristik tertentu, sehingga akan memberi informasi yang berbeda-beda mengenai kandidat. Pemilihan suatu teknik/metode sebagai predictor dalam prosedur seleksi sangat tergantung pada: ciri-ciri pekerjaan, validitas dan reliabilitas metode, persentase calon yang terseleksi, dan biaya penggunaan teknik tertentu. Beberapa teknik seleksi yang sering digunakan adalah formulir lamaran, data biografi, referensi dan rekomendasi, wawancara, test kemampuan dan kepribadian, test fisik/fisiologis, test simulasi pekerjaan dan assessment center.
7. Membuat penawaran kerja.
Setelah proses seleksi dianggap cukup dan petugas rekrutmen sudah dapat menentukan kandidat terbaik untuk jabatan tertentu, maka selanjutnya perlu dipersiapkan penawaran kerja. Termasuk disini adalah mempersiapkan perjanjian kerja (KKB), memperkenalkan secara lebih mendalam tentang peraturan dan kondisi kerja di perusahaan, dan memastikan kapan kandidat akan mulai bekerja. Hal terpenting dalam tahap ini adalah petugas rekrutmen harus menyiapkan kandidat cadangan untuk berjaga-jaga kalau kandidat pertama menolak tawaran kerja atau terjadi hal-hal tak terduga.


8. Mulai bekerja.

Proses rekrutmen tidak berhenti begitu saja setelah kandidat menerima penawaran kerja. Pada saat sudah menjadi pegawai maka yang bersangkutan masih perlu dibantu agar ia dapat bekerja secara optimal dan bertahan untuk waktu yang lama. Pegawai yang bersangkutan harus dimonitor dan dinilai kinerjanya secara teratur, serta diberikan pelatihan dan pengembangan. Pada tahap ini petugas rekrutmen perlu mengkaji ulang cara-cara yang dipakai dalam merekrut dan menyeleksi pegawai, hal ini sangat penting demi mencegah masalah-masalah yang mungkin timbul setelah pegawai diterima bekerja.

Faktor-Faktor yang Mempengaruhi Proses Rekrutmen

Pencarian kebutuhan tenaga baru dari luar perusahaan akan dipengaruhi oleh beberapa faktor, yakni:

• Yang pertama adalah Kondisi ekonomi negara secara umum. Jika kondisi ekonomi relatif sulit, maka biasanya akan terjadi oversupply atau calon pekerja jauh lebih besar dibanding jumlah permintaan. Jika hal ini terjadi, maka perusahaan relatif lebih mudah untuk mencari karyawan baru, sebab para pelamar kerja melimpah.

• Faktor kedua adalah Ketersediaan tenaga kerja pada bidang yang dicari. Jika bidang yang dicari merupakan bidang yang tergolong langka, maka perusahaan akan lebih sulit dalam memenuhi kebutuhan karyawannya. Misal, bidang teknologi komputer, atau bidang cellular engineering.

• Faktor ketiga adalah Reputasi perusahaan. Suatu perusahaan cenderung akan lebih mudah mencari dan merekrut the best people, jika perusahaan itu memiliki reputasi bagus, sehingga best graduates akan berlomba-lomba bekerja didalamnya. Contoh : Astra atau Microsoft.

Proses Seleksi

Dalam pelaksaaan seleksi terdapat empat komponen dalam suatu proses seleksi tersebut :

1. Kuantitas (jumlah) tenaga kerja yang dibutuhkan,
2. Standard kualifikasi tenaga kerja yang dibutuhkan,
3. Kualifikasi dari sejumlah calon tenaga kerja,

Kualifikasi yang menjadi dasar dalam seleksi: 1) keahlian, 2) pengalaman, 3) umur, 4) jenis kelamin, 5) pendidikan, 6) keadaan fisik, 7) tampang, 8) bakat, 9) tempramen, dan 10) karakter, 11) Kerja sama, 12) Kejujuran, 13) kedisplinan dan 14) inisiatif dan kreatif

4. Serangkaian alat-alat seleksi.

Pendekatan Seleksi

1. Jenis Seleksi : (1) Seleksi administratif, (2) Seleksi Tertulis, (3) Seleksi Tidak Tertulis.
2. Sistem seleksi harus berasaskan efisiensi (uang, waktu dan tenaga) dan bertujuan untuk memperoleh karyawan yang terbaik dengan penempatannya yang tepat.

Menurut Andrew F. Sikula;

(1) Succesive-Hurdles, sistem seleksi yang dilaksanakan berdasarkan urutan testing, yakni jika pelamar tidak lulus pada suatu testing, ia tidak boleh mengikuti testing berikutnya dan pelamar tersebut dinyatakan gugur.

(2) Compensatory-Approach, sistem seleksi yang dilakukan dengan cara pelamar mengikuti seluruh testing, kemudian dihitung nilai rata-rata tes apakah mencapai standar atau tidak. Pelamar yang mencapai nilai standar dinyatakan lulus, sebaliknya dinyatakan gugur atau tidak lulus.

1. Tolak ukur, yaitu kesulitan untuk menentukan standar yang akan digunakan mengukur kualifikasi-kualifikasi seleksi secara objektif. Misalnya; kejujuran, kesetian dan prakarsa dari pelamar mengalami kesulitan. Bobot nilai yang diberikan didasarkan pada pertimbangan yang subjektif.
2. Penyeleksi, yaitu kesulitan mendapatkan penyeleksi yang tepat, jujur dan objektif penilainnya. Penyeleksi sering memberikan nilai atas pertimbangan peranannya, bukan atas fisis pikirannya, bahkan pengaruh dari efek “halo” sulit dihindarkan.
3. Pelamar, yaitu kesulitan untuk mendapatkan jawaban yang jujur dari pelamar. Mereka selalu berusaha memberikan jawaban mengenai hal-hal yang baik-baik saja tentang dirinya, sedangkan yang negatif disembunyikan.
4. Untuk mengurangi kendala-kendala ini, diperlukan kebijaksanaan seleksi secara bertingkat, karena semakin banyak tingkatan seleksi yang dilakukan semakin cermat dan teliti penerimaan karyawan.

Sumber:

Seleksi SDM

Faktor-Faktor Yang Mempengaruhi perekrutan

Read More